ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM                                    CỘNG HOÀ XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA                                              Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

               

Số:  70/ĐHBK-QTTB                                                                  TP. Hồ Chí Minh ngày  20  tháng  4  năm 2006

 

QUY TR̀NH ĐẤU THẦU MUA SẮM

THIẾT BỊ - VẬT TƯ - DỤNG CỤ

 

- Để việc đấu thầu mua sắm thiết bị – vật tư – dụng cụ trong toàn trường đi vào nề nếp, đúng quy định, BGH ban hành “Quy tŕnh đấu thầu mua sắm thiết bị – vật tư – dụng cụ” áp dụng chung cho toàn trường.

- Trước khi thực hiện quy tŕnh đấu thầu mua sắm thiết bị – vật tư – dụng cụ dưới đây, ĐƠN VỊ (Khoa, Pḥng, Ban, Trung tâm) phải có dự toán chi tiết việc mua sắm thiết bị – vật tư – dụng cụ (Mẫu : Dự toán) và đă được BGH phê duyệt.

- Quy tŕnh này không áp dụng cho các Dự án PTN đầu tư chiều sâu, PTN trọng điểm và dự án ODA. Các dự án do Ban QLDA thực hiện theo quy tŕnh riêng.

 

         

A.     THIẾT BỊ – VẬT TƯ – DỤNG CỤ có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng :

 

·     THIẾT BỊ : có gía trị nhỏ hơn 5 triệu đồng

 

Bước 1: Giấy đề nghị báo giá do trưởng đơn vị kư (Mẫu: 01A-QTTB).

Bước 2: Có ít nhất 01 báo giá của nơi bán (Đơn vị thu thập 01 báo giá, P. QTTB thu thập 01 báo giá trong ṿng 7 ngày làm vịêc) và ĐƠN VỊ TỰ XÉT CHỌN.

Bước 3: Biên bản bàn giao, nghiệm thu thiết bị: 04 bản (Mẫu tham khảo: 02-QTTB) do trưởng đơn vị kư (hoặc phó phụ trách CSVC)

Bước 4: Hoá đơn tài chánh của nơi bán (Thực hiện: Đơn vị).

Bước 5: Nhập tài sản tại Pḥng QTTB.

Bước 6: Thanh toán tại Pḥng KHTC.

 

·     VẬT TƯ, DỤNG CỤ : có gía trị nhỏ hơn 10 triệu đồng.

 

Bước 1: Giấy đề nghị báo giá do trưởng đơn vị kư (Mẫu: 01A-QTTB).

Bước 2: Có ít nhất 01 báo giá của nơi bán (Đơn vị thu thập 01 báo giá, P. QTTB thu thập 01 báo giá trong ṿng 7 ngày làm vịêc) và ĐƠN VỊ TỰ XÉT CHỌN.

Bước 3: Hoá đơn tài chánh của nơi bán (Thực hiện: Đơn vị).

Bước 4: Nhập sổ theo dơi dụng cụ tại Pḥng QTTB.

Bước 5: Thanh toán tại Pḥng KHTC.

 

B.     THIẾT BỊ – VẬT TƯ – DỤNG CỤ có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng :

 

    THIẾT BỊ : có gía trị từ 5 triệu đồng đến nhỏ hơn 20 triệu đồng

         • VẬT TƯ, DỤNG CỤ : có gía trị từ 10 triệu đến nhỏ hơn 20 triệu đồng

 

Bước 1: Giấy đề nghị báo giá do trưởng đơn vị kư (Mẫu: 01A-QTTB).

Bước 2: Có ít nhất 03 báo giá của nơi bán (Đơn vị thu thập 03 báo giá, P. QTTB thu thập 02 báo giá trong ṿng 7 ngày làm vịêc)

Bước 3: ĐƠN VỊ TỰ XÉT CHỌN nhà cung cấp và lập biên bản xét chọn (04 bản) theo (Mẫu: 02A-QTTB).

Bước 4: Hợp đồng kinh tế : 06 bản (Mẫu tham khảo : 01- QTTB) do BGH kư thông qua Pḥng QTTB và Pḥng KHTC kư tắt.

Bước 5: Biên bản bàn giao, nghiệm thu: 06 bản (Mẫu tham khảo: 02-QTTB) do trưởng đơn vị (hoặc phó phụ trách CSVC) kư.

Bước 6: Hoá đơn tài chánh của nơi bán (Thực hiện: Đơn vị).

Bước 7: Biên bản thanh lư hợp đồng : 06 bản (Mẫu tham khảo: 03-QTTB) do BGH kư thông qua P. QTTB và P. KHTC kư tắt.

Bước 8: Nhập tài sản hoặc sổ theo dơi dụng cụ tại Pḥng QTTB.

Bước 9: Thanh toán tại Pḥng KHTC.

 

C.     THIẾT BỊ – VẬT TƯ có giá trị từ 20 triệu đến nhỏ hơn 100 triệu đồng:

 

Bước 1: Giấy đề nghị báo giá do P. QTTB kư (Mẫu: 01B-QTTB)

Bước 2: Quyết định thành lập tổ xét chọn đơn vị cung cấp do BGH kư thông qua Pḥng QTTB kư tắt và lấy số (Mẫu : 03A-QTTB). Thực hiện: P. QTTB và đơn vị.

Bước 3: Có ít nhất 03 báo giá của nơi bán (Đơn vị thu thập 03 báo giá, Pḥng QTTB thu thập 02 báo giá trong ṿng 7 ngày làm vịêc và họp xét chọn trong ṿng 7 ngày làm việc tiếp theo).

Bước 4: Họp tổ xét chọn đơn vị cung cấp và lập biên bản xét chọn (04 bản) theo (Mẫu: 02B-QTTB). Thực hiện: Pḥng QTTB, P.KHTC và đơn vị.

Bước 5   Quyết Định Phê Duyệt Kết Quả Chào Hàng Cạnh Tranh( Mẫu : 03AB-QTTB)

Bước 6: Hợp đồng kinh tế: 06 bản (Mẫu tham khảo: 01-QTTB) do Hiệu Trưởng kư thông qua Pḥng QTTB và Pḥng KHTC kư tắt. Thực hiện: P. QTTB và đơn vị.

Bước 7: Biên bản bàn giao, nghiệm thu : 06 bản (Mẫu tham khảo : 02-QTTB) do trưởng đơn vị  kư (hoặc phó phụ trách CSVC). Thực hiện: Đơn vị.

Bước 8: Hoá đơn tài chánh của nơi bán. Thực hiện: P. QTTB.

Bước 9: Biên bản thanh lư hợp đồng : 06 bản (Mẫu tham khảo : 03-QTTB) do Hiệu Trưởng kư thông qua P.QTTB và P.KHTC kư tắt. Thực hiện: P. QTTB và đơn vị.

Bước 10: Nhập tài sản hoặc sổ theo dơi dụng cụ tại Pḥng QTTB.

Bước 11: Thanh toán tại Pḥng KHTC.

 

D.     THIẾT BỊ – VẬT TƯ có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên : ĐẤU THẦU

 

Bước 1: Công văn của nhà trường gởi ĐHQG xin phê duyệt dự toán, Pḥng QTTB kư tắt. (P. QTTB thực hiện. Mẫu : 05-QTTB).

Bước 2: Có ít nhất 05 đơn vị có thể có khả năng tham gia đấu thầu (Đơn vị thu thập 05 đơn vị, Pḥng QTTB thu thập 02 đơn vị)

Bước 3: Công văn của nhà trường gởi ĐHQG xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu, P.QTTB kư tắt (P.QTTB thực hiện Mẫu: 07-QTTB)

Bước 4: Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét chọn thầu do BGH kư Pḥng QTTB kư tắt và lấy số (Mẫu : 08-QTTB)

Bước 5: Hồ sơ mời thầu (Mẫu : 09-QTTB, Đơn vị phối hợp với Pḥng QTTB thực hiện). Tiền bán hồ sơ mời thầu nộp cho P.KHTC.

Bước 6: Họp tổ chuyên gia xét chọn thầu và lập biên bản xét chọn (06 bản) theo (Mẫu: 10-QTTB). Thực hiện: BGH, Pḥng QTTB, P.KHTC, và đơn vị.

Bước 7: Công văn của trường gởi ĐHQG xin phê duyệt kết qủa đấu thầu, P. QTTB kư tắt. (P. QTTB thực hiện. Mẫu : 11-QTTB).

Bước 8: Hợp đồng kinh tế : 06 bản (Mẫu tham khảo : 01-QTTB) do BGH kư thông qua Pḥng QTTB và Pḥng KHTC kư tắt. Thực hiện: P. QTTB.

Bước 9: Biên bản bàn giao, nghiệm thu : 06 bản (Mẫu tham khảo : 02-QTTB) do trưởng đơn vị (hoặc phó phụ trách CSVC) kư. Thực hiện: Đơn vị.

Bước 10: Hoá đơn tài chánh của nơi bán. Thực hiện: P. QTTB.

Bước 11: Biên bản thanh lư hợp đồng: 06 bản (Mẫu tham khảo: 03-QTTB) do Hiệu Trưởng kư thông qua P.QTTB và P.KHTC kư tắt. Thực hiện: P. QTTB

Bước 12: Nhập tài sản tại Pḥng QTTB.

Bước 12: Thanh toán tại Pḥng KHTC.

 

E.      Kể từ 01 tháng 5 năm 2006, BGH quy định: Tất cả các thiết bị, vật tư, dụng cụ của các Khoa, Pḥng Ban, Trung tâm mà có cùng chủng loại phải tập trung đấu thầu chung, không được tách nhỏ gói thầu để tổ chức mua sắm riêng lẻ từng chiếc, từng cái.

F.      Bàn ghế, đồ gỗ khi có nhu cầu mua sắm nên thống nhất mẫu mă chung.

G.     Quy tŕnh ĐẤU THẦU MUA SẮM THIẾT BỊ - VẬT TƯ - DỤNG CỤ nêu trên áp dụng chung cho toàn trường và có hiệu lực từ 01/05/2006, mọi quy tŕnh trước đây trái với quy tŕnh này được băi bỏ.

 

KT. HIỆU TRƯỞNG

 P. HIỆU TRƯỞNG

 

 

 

 

 

         TS LÊ VĂN NAM